Il paesaggio sociale odierno è dominato da grandi e impersonali associazioni che influenzano la nostra vita sin dal momento della nostra nascita. Alcune di esse sono volontarie in quanto le persone possono scegliere liberamente se aderirvi o meno, altre invece sono obbligatorie poichè le persone in questo caso non hanno libera scelta, sono costrette a farne parte. Altre sono di tipo utilitario ,nel senso che le persone entrano a farne parte per motivi pratici. Ma qualunque sia il tipo di organizzazione di cui facciamo parte e qualunque siano le ragioni della nostra appartenenza ad esse il fatto certo è che trascorriamo una consistente parte della nostra esistenza in questi gruppi impersonali e grandi.
Senza organizzazioni "ben dirette" i nostri standard di vita e il nostro modo di vivere non reggerebbero. Per questo la razionalità anizzativa e la serenità umana fino ad un certo punto vanno di pari passo, il problema però è che siamo arrivati ad un punto in cui serenità ed efficienza cessano di sostenersi vicendevolmente. Da questo momento in poi inizia il grande dilemma.
Quanto più grande e complicata diventa un'organizzazione formale, tanto più grande insorge il bisogno di creare una catena di comando che coordini le attività dei suoi membri e in teoria, questo bisogno dovrebbe essere soddisfatto dalla cosiddetta Burocrazia, cioè una struttura di attività gerarchica che opera in base a regole e procedure ben precise.
Generalmente il termine "burocrazia" ha connotazioni negative in ogni idioma perchè ci evoca immagini di moduli in duplice o triplice copia, di pratiche smarrite o di certificati sbagliati, di impiegati allo sportello accecati da regolamenti assurdi , di risposte evasive che tendono allo scaricabarile e sotto il profilo dell'individuo il termine "burocrazia" spesso è sinonimo di inefficienza.
Questa macchina dovrebbe essere il più efficace dei mezzi escogitati dall'uomo per poter produrre una grande quantità di lavoro organizzato e si è sviluppata perchè la maggior parte degli scopi per cui è nata è efficiente.
Per stabilire qual'è la struttura formale di una burocrazia , bisogna dare uno sguardo alla sua mappa organizzativa che ci mostra le linee di autorità lungo le quali le varie comunicazioni passano da un uffico all'altro in linea generale in forma scritta. Ma nella pratica nessuna burocrazia funzion alla lettera le disposizioni di un manuale. Il motivo è che le persone si conoscono in quanto tali e non solamente come funzionari o impiegati e stabiliscono fra loro dei rapporti primari piegando a loro piacimento o infrangendo delle regole sviluppando così procedure informali per trattare i problemi e quando possono , passano attraverso la gerarchia seguendo delle scorciatoie ( su questo argomento ci sono ricerche effettuate tra il 1927 e il 1932 che non sto a spiegare ) e comunque anche ricerche più recenti confermano che la struttura formale della burocrazia genera sempre rapporti e pratiche informali.
Dal momento che le informazioni viaggiano in modo lento attraverso i canali ufficiali e che determinate decisioni prese a livello dirigenziale vengono intenzionalmente tenute nascoste ai subordinati, si sviluppa così un canale informale di informazioni. Alcuni individui che secondo la mappa organizzativa dovrebbero essere sclusi da certe informazioni, di fatto ne vengono a conoscenza.
In realtà la struttura formale dell'organizzazione può offrire soltanto uno schema generale in cui le persone svolgono spesso i loro ruoli burocratici in modi estremamente personali. In pratica sono gli individui che creano l'organizzazione, essi sono l'organizzazione. Per questo motivo alcuni sociologi mettono in rilievo che la burocrazia è una realtà negoziata.
Seguire il tortuoso percorso dei canali ufficiali è molto irritante ed è per questo che i membri di una burocrazia imparano presto a cortocircuitare il processo attraverso contatti informali con funzionari amici in qualunque posizione gerarchica si vengano a trovare.
Il fatto che la burocrazia sia idealmente efficiente per via delle regole progettate per risolvere casi e problemi tipici, purtroppo non significa che sia attrezzata per trattare casi insoliti. Quando si presenta un caso che non ha precedenti e non è previsto dalle regole, la burocrazia si inceppa e il caso problematico rischia di circolare da un tavolo all'altro a volte anche per degli anni prima che finalmente arrivi a qualcuno di autorevole che abbia la voglia di prendere decisioni a riguardo.
La cieca osservanza delle regole e delle procedure può dare luogo ad un fenomeno che Thor Veblen definì in modo caustico "incapacità coltivata" e cioè incapacità di trovare risposte nuove e ricche di immaginazione. Questo è l'eterno problema davanti al quale si trovano le organizzazioni : trovare il modo di bilanciare il bisogno di stabilità e di prevedibilità con il fondamentale requisito di rispondere efficacemente ai continui cambiamenti dell'ambiente sociale e/o addirittura prevenirlo. Nei casi di calamità naturali ad esempio, basterebbe che i vertici si tenessero continuamente in contatto con gli scienziati dei vari campi scientifici per poter prevedere e quindi pensare a come fronteggiare vari ed eventuali rischi tenendo ben presente che in mezzo a questi ci finisce molta parte della popolazione.
Anche il sistema formale delle comunicazioni interne alla burocrazia presenta delle disfunzioni poichè in teoria, queste fluiscono dall'alto verso il basso e viceversa attraverso appositi canali subendo distorsioni al livello intermedio durante questo processo .
La caratteristica evidente che caratterizzala vita contemporanea è che essa è dominata da grandi organizzazioni complesse e formali e che la nostra capacità di organizzare migliaia e anche milioni di uomini per raggiungere obiettivi di larga scala (economici, politici, militari ) non è aggiornata al passo coi tempi e l'esempio èquello della attuale calamità appena occorsa . Tutto questo è accaduto per l'ignoranza dei vertici di questa macchina burocratica! Per fortuna esistono uomini di buona volontà!!
MLince Grassi
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